Les notes de frais représentent un véritable casse-tête pour les salariés comme pour les gestionnaires au sein des entreprises. Entre les justificatifs à collecter, les erreurs possibles et le temps passé à gérer ces dépenses, il est essentiel de trouver des solutions pour faciliter cette gestion. Cet article vous présente les meilleures pratiques ainsi que les outils qui peuvent vous aider à optimiser ce processus.
1. Les enjeux de la gestion des notes de frais
La gestion des notes de frais constitue un enjeu majeur pour les entreprises, car elle implique plusieurs aspects cruciaux tels que le respect de la réglementation fiscale et sociale, la maîtrise des coûts et le bien-être des employés. Les erreurs dans ce domaine peuvent entraîner des sanctions financières, une perte de confiance de la part des collaborateurs ou une dégradation de l’image de l’entreprise.
En effet, selon une étude réalisée par Journées du Management, près de 40% des salariés français estiment que les procédures liées aux notes de frais sont trop complexes, ce qui peut engendrer stress et insatisfaction au travail. De plus, environ 30% d’entre eux avouent avoir déjà renoncé à se faire rembourser certaines dépenses professionnelles en raison du caractère fastidieux du processus.
2. Solutions numériques : vers une dématérialisation optimisée
Afin d’alléger la charge de travail liée à la gestion des notes de frais, il est désormais possible d’utiliser des solutions numériques qui simplifient et automatisent un grand nombre de tâches. Plusieurs éditeurs proposent ainsi des logiciels ou des applications mobiles permettant de faciliter le traitement des dépenses professionnelles. Ces outils offrent généralement les fonctionnalités suivantes :
- Prise en photo des justificatifs : les employés peuvent photographier leurs factures ou tickets de caisse directement depuis leur smartphone. Cela évite à la fois la perte de documents et les erreurs de saisie.
- Reconnaissance automatique des données : grâce à l’intelligence artificielle, les logiciels sont capables d’extraire les informations pertinentes (montant, date, nature de la dépense…) et de les intégrer dans la note de frais correspondante.
- Intégration avec les systèmes comptables : ces solutions se connectent aux logiciels de comptabilité utilisés par l’entreprise, ce qui permet d’automatiser l’enregistrement des écritures comptables relatives aux notes de frais.
- Gestion des plafonds et des règles internes : les outils numériques peuvent être configurés pour tenir compte des plafonds légaux (par exemple, pour les indemnités kilométriques) ainsi que des règles spécifiques à chaque entreprise (limites budgétaires, types de dépenses autorisées…).
L’utilisation d’une solution numérique dédiée présente donc plusieurs avantages pour l’entreprise :
- Gain de temps et d’efficacité pour les salariés et les gestionnaires
- Amélioration de la traçabilité et du contrôle des dépenses
- Réduction des risques d’erreurs ou de fraudes
- Optimisation du respect de la réglementation fiscale et sociale
- Meilleure satisfaction des employés et valorisation de leur engagement professionnel
3. L’importance d’une politique de frais claire et adaptée
Outre l’utilisation d’un logiciel performant, une bonne gestion des notes de frais passe également par la mise en place d’une politique de frais claire et adaptée à l’entreprise. Cette politique doit être rédigée en collaboration avec les différents services concernés (direction générale, finance, ressources humaines…) et doit préciser :
- Les types de dépenses remboursables (transport, hébergement, restauration…)
- Les plafonds applicables pour chaque catégorie de frais
- Les procédures à suivre pour soumettre une note de frais (délais, documents requis…)
- Les modalités de remboursement (virement bancaire, chèque, espèces…)
- Les conséquences en cas de non-respect des règles établies (sanctions, retards de remboursement…)
Afin d’assurer l’efficacité et la cohérence de cette politique, il est important :
- D’informer régulièrement les salariés sur les règles en vigueur et les éventuelles modifications
- De former les gestionnaires et les responsables hiérarchiques à l’application de la politique de frais
- De mettre en place des mécanismes de contrôle et d’audit internes pour vérifier la conformité des notes de frais soumises
- De recueillir les retours d’expérience des employés afin d’améliorer continuellement le processus de gestion des dépenses professionnelles
Ainsi, en combinant une solution numérique performante et une politique de frais adaptée, les entreprises peuvent faciliter grandement la gestion des notes de frais. Cela contribue non seulement à optimiser leur fonctionnement interne, mais aussi à renforcer la satisfaction et l’engagement de leurs salariés.
