Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018, bouleversant les pratiques en matière de collecte, traitement et conservation des données personnelles. Les entreprises doivent s’assurer de respecter les obligations imposées par ce cadre juridique européen. Dans cet article, nous allons aborder les principales obligations RGPD pour les entreprises et vous donner quelques conseils pour vous conformer à cette réglementation.
1. Nommer un délégué à la protection des données (DPO)
La première étape pour se conformer aux obligations RGPD consiste à nommer un Délégué à la Protection des Données (DPO). Ce professionnel doit être en mesure de conseiller l’entreprise sur la mise en conformité avec le RGPD, ainsi que de superviser le traitement des données personnelles au sein de l’organisation. Il est également responsable du respect des droits des personnes concernées par le traitement de leurs données.
Dans certains cas, la désignation d’un DPO est obligatoire : si l’entreprise traite des données sensibles à grande échelle ou si elle effectue un suivi régulier et systématique des personnes à grande échelle.
2. Tenir un registre des activités de traitement
L’une des principales obligations du RGPD est la tenue d’un registre des activités de traitement. Ce document doit répertorier tous les traitements de données personnelles effectués au sein de l’entreprise, ainsi que leur finalité, les catégories de données concernées, les destinataires des données et la durée de conservation des informations.
Ce registre permet aux autorités compétentes (notamment la CNIL en France) de vérifier le respect des obligations RGPD par les entreprises et constitue un élément essentiel pour garantir la transparence des activités de traitement.
3. Assurer la sécurité des données
Le RGPD impose aux entreprises une obligation de sécurité pour assurer la protection des données personnelles qu’elles traitent. Cela implique notamment de mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque :
- Mise à jour régulière des logiciels et systèmes d’information,
- Utilisation de technologies de chiffrement,
- Mise en place de procédures d’authentification forte,
- Sauvegarde régulière des données,
- Formation du personnel à la sécurité informatique.
En cas d’incident ou de violation de données, les entreprises doivent informer la CNIL dans un délai maximum de 72 heures après en avoir pris connaissance. Les personnes concernées doivent également être informées si le risque pour leurs droits et libertés est élevé.
4. Respecter les droits des personnes concernées
Le RGPD confère aux citoyens européens un ensemble de droits relatifs à leurs données personnelles :
- Droit d’accès,
- Droit de rectification,
- Droit à l’effacement (dit « droit à l’oubli »),
- Droit à la limitation du traitement,
- Droit à la portabilité des données,
- Droit d’opposition.
Les entreprises doivent mettre en place des procédures pour permettre aux personnes concernées d’exercer leurs droits et répondre aux demandes dans un délai maximum d’un mois. La réponse doit être claire, concise et gratuite (sauf exceptions).
5. Conclure des contrats avec les sous-traitants
Lorsqu’une entreprise fait appel à un sous-traitant pour réaliser des opérations de traitement de données personnelles, elle doit conclure un contrat écrit précisant les conditions et obligations de chacune des parties en matière de protection des données. Ce contrat doit notamment inclure les garanties apportées par le sous-traitant en termes de sécurité, confidentialité et respect des droits des personnes concernées.
Il est essentiel de sélectionner avec soin ses partenaires et sous-traitants pour s’assurer qu’ils respectent eux aussi les obligations RGPD.
6. Réaliser une analyse d’impact sur la protection des données (AIPD)
Pour certains traitements présentant des risques élevés pour les droits et libertés des personnes concernées, le RGPD impose la réalisation d’une Analyse d’Impact sur la Protection des Données (AIPD). Cette étude doit permettre d’évaluer les risques liés au traitement, d’identifier les mesures à mettre en place pour les réduire et de vérifier la conformité du projet avec le RGPD.
Les entreprises doivent consulter leur DPO et, si nécessaire, la CNIL lors de la réalisation de cette analyse.
En résumé, les obligations RGPD des entreprises sont nombreuses et nécessitent une vigilance constante pour garantir le respect des droits des personnes concernées et éviter les sanctions financières pouvant découler de manquements à la réglementation. La mise en place de procédures adaptées, la formation du personnel et l’accompagnement d’un DPO sont autant d’éléments clés pour assurer une conformité optimale avec le RGPD.
