La Déclaration sociale nominative (DSN) est un dispositif instauré en France depuis 2016 qui vise à simplifier et moderniser les processus de transmission des données sociales entre les entreprises et les organismes sociaux. Cet article vous présente les enjeux, les modalités et les avantages de la DSN.
Qu’est-ce que la DSN ?
La Déclaration sociale nominative est une mesure issue de la loi relative à la simplification du droit et à l’allégement des démarches administratives du 22 mars 2012. Elle consiste en une dématérialisation et une centralisation des informations relatives aux salariés auprès d’un seul organisme : le Groupement d’intérêt public destiné à gérer le système d’information de la DSN (GIP-DSN).
Cette déclaration unique remplace plusieurs déclarations préalablement réalisées par les entreprises auprès de différents organismes, comme l’Urssaf ou les caisses de retraite. Ainsi, elle permet de faciliter le traitement des informations liées aux cotisations sociales, aux arrêts maladie ou encore aux accidents du travail.
Comment fonctionne la DSN ?
Pour être en conformité avec la législation relative à la DSN, les entreprises doivent recourir à un logiciel de paie agréé par le GIP-DSN. Ce dernier est chargé de vérifier que les données transmises sont conformes aux exigences du dispositif et de les transmettre aux organismes concernés. La DSN doit être envoyée chaque mois, au plus tard le 5 ou le 15 du mois suivant la période de paie.
La mise en place de la DSN implique également une nouvelle organisation au sein des entreprises. En effet, les informations liées à la paie et aux cotisations sociales doivent être saisies en temps réel dans le logiciel de paie, afin d’être transmises simultanément à l’ensemble des organismes concernés par la déclaration.
Quels sont les avantages de la DSN ?
La Déclaration sociale nominative présente plusieurs avantages pour les entreprises et les organismes sociaux. Parmi ces avantages, on peut notamment citer :
- La simplification des démarches administratives : la DSN permet de remplacer plusieurs déclarations par une seule, ce qui facilite la gestion des données sociales pour les entreprises et réduit leur charge administrative.
- La fiabilisation des données : grâce à la centralisation des informations au sein d’un seul organisme, les risques d’erreur sont limités et les données sont mieux sécurisées.
- L’amélioration de la qualité du service rendu aux salariés : avec un suivi plus précis des informations liées à leur situation professionnelle, les salariés bénéficient d’une meilleure prise en charge de leurs droits sociaux.
Quelles sont les obligations liées à la DSN ?
Toutes les entreprises du secteur privé ayant au moins un salarié sont tenues d’effectuer la DSN, à l’exception de celles relevant du régime agricole ou des particuliers employeurs. Les entreprises doivent également mettre en place un dispositif de contrôle interne pour vérifier la conformité et la qualité des données transmises.
En cas de non-respect des obligations liées à la DSN, les entreprises s’exposent à des sanctions financières. Ainsi, elles peuvent être soumises à une pénalité de 7,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale par salarié et par mois en cas d’absence ou de retard dans la transmission des données.
Comment réussir sa mise en place ?
Pour mettre en place la DSN dans son entreprise, il est important de suivre quelques étapes clés :
- Choisir un logiciel de paie agréé par le GIP-DSN : cette étape est essentielle pour garantir la conformité des données transmises aux organismes sociaux.
- Former les collaborateurs concernés : les gestionnaires de paie et les responsables RH doivent être formés aux nouvelles modalités liées à la DSN, afin d’assurer une bonne gestion des données sociales.
- Mettre en place un dispositif de contrôle interne : cela permet de vérifier que les informations saisies sont conformes et d’anticiper d’éventuelles erreurs avant leur transmission aux organismes sociaux.
La Déclaration sociale nominative représente donc un progrès significatif dans le domaine de la gestion des données sociales pour les entreprises et les organismes sociaux. En simplifiant les démarches administratives et en améliorant la qualité des informations transmises, elle participe à l’efficacité et à la modernité du système social français.
